Equipo de Transformación Digital Educativa
Antes de conformar el equipo de Transformación Digital es importante seguir los pasos previos referidos a continuación:
Contar con el compromiso del representante legal de la entidad o de la alta dirección para el inicio de las acciones y la formulación de la estrategia de transformación digital. Quien designará un responsable de liderar la ejecución de la estrategia de transformación digital y la articulación de las acciones correspondientes. Se sugiere que el liderazgo recaiga en la rectoría, o en la dirección académica, o en la dirección de planeación o en un servidor de dedicación exclusiva y con el suficiente empoderamiento de la Dirección.
La estrategia de transformación digital involucra la participación de otros líderes corresponsables, con el propósito que coadyuven con el logro de las acciones conforme con sus competencias, para ello, es indispensable que participen activamente el Líder Académico, el Líder de Tecnologías de la Información, el Líder convivencia, el Líder administrativo, el Líder de Talento Humano, el Líder de Procesos (si se tiene), el Líder de admisiones y comunicaciones, y el Líder de bienestar, o sus cargos equivalentes.
Es así como el equipo deberá asegurar que se han definido y asignado los siguientes roles:
Director General de Transformación Digital
Es un miembro de la alta dirección. Es el impulsor de las estrategias fundamentales y el que se asegura de que éstas se lleven a cabo. Él debe ser siempre el que tome la decisión final, siempre apostando por el avance del proceso y tratando de no dar pie nunca al estancamiento del mismo.
Líder de Transformación Digital
Es probablemente el perfil más conocido en todo el proceso de transformación digital. Su objetivo es, una vez que las propuestas y las estrategias están definidas, dar una coherencia transversal a todo el proceso y guiar al resto de la organización hacia esos objetivos fijados. Sin duda, es la figura sobre la que recae la mayor presión.
Líder de comunicaciones
Dentro de la transformación digital no podemos obviar el papel del marketing y las comunicaciones, cada vez más dependiente de la tecnología. Esta dependencia implica no sólo tener conocimientos sobre marketing, sino también sobre herramientas tecnológicas que permitan desempeñar tareas que antes ni siquiera existían, generando una evolución en el papel tradicional, tan importante que ya no se entiende el marketing sin la utilización de tecnología en prácticamente todos los aspectos de esta disciplina. Es el responsable de identificar los mejores canales de comunicación e interacción con el cliente desde su captación, como fidelización.
Especialista en tecnologías
En la transformación digital, la tecnología es el nexo que unifica todo el proceso. El papel del líder tecnológico es clave. Él vela por que el empleo de las nuevas tecnologías que se necesiten e implementen para llevar a cabo la digitalización, se implementen de manera adecuada, a demás brinda soporte cuando los usuarios lo requieran.
Líder de infraestructura
Si hay algo que está cobrando especial importancia dentro de la transformación digital son la flexibilidad de los procesos y servicios. Por ello quien o quienes conocen la interacción de los procesos, aporta e identifica practicas capaces de ser sistematizadas y automatizadas.
Líder(es) curricular
Uno de los pilares fundamentales que no se pueden obviar en la transformación digital es la experiencia de usuario. Se debe apostar por el proceso de digitalización con la mejor experiencia hacia el usuario. Aquí cobra fuerza los proceso misionales y de apoyo (académica, convivencia, admisiones, pagos, etc)
Para valorar la dimensión en la configuración del equipo, se debe dar respuesta a 5 cuestiones:
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¿Qué tan amplia es la brecha digital en los procesos clave para llegar al estado ideal?
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¿Hasta qué punto puede mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos mediante proyectos de transformación digital?
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¿Qué tan efectivo resulta el esquema organizacional existente para llevar adelante un proceso de transformación digital?
Todas las áreas de la organización deberán responder por las acciones que le corresponden y reportar al líder de la estrategia el respectivo avance y periódicamente deben presentarse los reportes al Representante Legal.